Excel 2002基本知识

Excel 2002基本知识

Excel工作界面

工作簿（Book）
在Excel中用来存储并处理工作数据的文件，以.xls扩展名保存。它由若干张工作表组成，默认为3张，以Sheet1～Sheet3来表示，可改名；工作表可根据需要增加或删除，一个工作簿最多255张工作表，本例为5张工作表。
工作表(Sheet)
Excel窗口的主体，由若干行（行号1～65536）、若干列（列号A、B、…、Y、Z、AA 、AB、…、IV，256列）组成。
单元格
行和列的交叉为单元格，输入的数据保存在单元格中。
单元格地址格
每个单元格由唯一的地址进行标识，即列号行号，例"I3"表示第I列第3 行的单元格。为了区分不同工作表的单元格，在地址前加工作表名称，例Sheet2!I3表示"Sheet2"工作表的"I3"单元格。
活动单元格
指当前正在使用的单元格，由黑框框住，本例"I3"为活动单元格。
编辑栏
对单元格内容进行输入和修改使用。

先选定后操作，是Windows应用软件操作的基本规则。
选取单个单元格
利用鼠标单击所需的单元格、移动键盘上的方向键、利用 " 编辑|定位"命令。
选取多个连续单元格
鼠标拖曳可使多个连续单元格被选取、或者用鼠标单击要选区域的左上角单元，按住Shift键再鼠标单击右下角单元。

选取多个不连续单元格
可选择一个区域，再按住Ctrl键不放，然后选择其它区域。

取消选定的单元格
在工作表中任意单击一个单元格即可清除单元区域的选取

向单元格输入数据

直接输入数据
可直接在单元格或编辑栏输入数据。输入的数据可以是数值型、文本型和日期型。默认情况下数值型数据右对齐，文本型数据左对齐。
利用"自动填充"功能输入有规律的数据
有规律的数据是指等差、等比、系统预定义的数据填充序列以及用户自定义的新序列。自动填充是根据初始值决定以后的填充项。例如，在图a中，选中两个单元格，按住右下方的"＋"填充柄往下拖曳，系统根据默认的两个单元格的等差关系（差值为4），在拖曳到的单元格内依次填充有规律的数据。

自动填充有三种方式：
1）填充相同的数据
相当于复制数据，选中一个单元格，直接拖曳填充柄往水平或垂直方向拖曳。
2）填充序列数据
通过"编辑 | 填充 | 序列"命令，在"序列"对话框（见图）进行有关序列选项的选择。

3）填充系统或用户自定义序列数据
通过使用"工具｜选项｜自定义序列"命令，在其选项卡（见图）来添加新序列或修改系统已提供的序列。使用时同填充相同的数据方式进行操作。利用"数据 | 导入外部数据"命令可将其他数据库（如Access、FoxPro、Lotus1-2-3等软件产生的数据库文件）的数据导入，还可以导入文本文件等。

数据类型

文本
文本是指键盘上可键入的任何符号。文本输入时向左对齐。对于数字形式的文本型数据，如学号、身份证号等，数字前加单引号，例在单元格输入：'020001，则以显示。
当输入的文字长度超出单元格宽度时，如右边单元格无内容，则扩展到右边列；否则将截断显示。
数值输入
数值除了数字（0~9）组成的字符串外，还包括＋、－、Ｅ、e、＄、/、％以及小数点、（.）和千分位符号（，）等特殊字符（如＄50，000）。如输入数据太长，Excel自动以科学计数法表示：若输入123451234512，则以1.23E+11科学计数法显示。
日期时间数据输入
Excel内置了一些日期时间的格式，其常见日期时间格式为："mm/dd/yy"、"dd-mm-yy"、"hh:mm（AM/PM）"，其中表示时间时在AM/PM与分钟之间应有空格，比如7:20 PM，缺少空格将被当作字符数据处理。

输入有效数据

对输入前可利用"数据 | 有效性"命令进行输入有效数据的设置，以阻止在输入数据时非法数据的输入。例如要对输入学生成绩时进行有效性检验，首先选定要检验的单元格区域，然后通过"数据 | 有效性"命令，在其对话框的"设置"选项卡设置输入数值范围，还可以在"输入信息"、"出错警告"选项卡进行相应的设置。当在数据输入时，超出数值设置的有效范围，系统就会禁止输入。

使用公式

公式：它的特征是以"＝"开头，由常量、单元格引用、函数和运算符组成，一般在编辑栏输入。
运算符：

优先级：数学运算符中从高到低分三个级别：百分号和乘方、乘除、加减。比较运算符优先级相同。三类运算符又以数学运算符最高，文字运算符次之，最后是比较运算符。例如，对图的部分职工数据，要计算奖金，奖金由两部分组成：每一年工龄加2元和工资的18%，在编辑栏对"黄亚非"职工的奖金计算公式见编辑栏，其余人的奖金只要利用自动填充的方式快速完成。

使用函数

函数： Excel提供的内置函数，为用户对数据进行运算和分析带来极大方便。
函数类型：财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等。
函数形式：函数名称（参数1，参数2，…）其中参数可以是常量、单元格、区域、区域名、公式或其他函数。
函数输入：一为粘贴函数法，即通过"插入｜函数"命令；另一为直接在编辑栏输入函数名及参数。例如求C1：C2单元格的平均值，利用粘贴函数法，首先通过"插入｜函数"命令选择函数名，见图，然后选择参数，见图；

利用直接输入法在编辑栏输入函数名及参数

函数举例
1）统计函数：标准偏差函数（STDEV），标准偏差反映数值相对于平均值的离散程度，这在统计分析时经常使用。函数形式：
STDEV(number1,number2,...)
以公式表示之：

求若干个学生每门课程成绩的标准偏差。

2）逻辑函数
形式：IF(logical_test，value_if_true，value_if_false) IF函数的作用是根据logical_test逻辑计算的真假值，返回不同结果。IF可以嵌套七层，用value_if_false 及value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。例如，将对"B2"单元格中输入的百分制成绩在"B3"单元格转换成"通过"和"不通过"两级计分，则选择"插入 | 函数"中的IF函数，在其对话框的对应栏中输入有关的值，见图。在编辑栏显示的表达式如下：
IF(B2>=60,"通过","不通过")

当要对多个条件判断时，称为IF函数的嵌套使用，一般直接在编辑栏输入函数表达式。例如，将"B2"单元格输入的百分制转换成：优、良、中、及格和不及格五个等级，存放在"B3"单元格，则"B3"单元格的编辑栏输入公式： =IF(B2>=90,"优",IF(B2>=80,"良",IF(B2>=70,"中",IF(B2>=60,"及格","不及格")))) 对其他学生的成绩转换，利用自动填充功能就可。

编辑单元格和工作表

编辑单元格
包括对单元格的修改、清除、删除、插入、复制、移动、粘贴与选择性粘贴等。
清除：是针对的对象是数据，包括全部、格式、内容和批注等选择，单元格本身还在；
删除：针对的对象是单元格，删除后选取的单元格连同里面的数据都从工作表中消失；
选择性粘贴：粘贴单元格中的部分特性。

编辑工作表
是指对整个工作表的删除、插入、重命名、复制和移动。可指向工作表标签利用快显菜单进行相应的操作。

工作表的格式化

工作表的格式化实质是对单元格的数据进行格式化，有多种途径对选定的单元格区域格式化。 ¨ "格式"工具栏使用"格式"工具栏，可快速地对选定内容格式化。

使用"格式｜单元格"命令
它有"数字"、"对齐"、"字体"、"边框"、"图案"、"保护"六个选项卡，根据这六个方面进行相应的格式设置，自由、灵活，可设计出个性化表格。

"水平对齐"列表框：包括常规、左缩进、居中、靠左、填充、两端对齐、跨列居中、分散对齐。
"垂直对齐"列表框：包括靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐。
"文本控制"复选框选中，用来解决有时单元格中文字较长，被"截断"的情况：
"自动换行"对输入的文本根据单元格列宽自动换行。
"缩小字体填充"减小单元格中的字符大小，使数据的宽度与列宽相同。
"合并单元格"将多个单元格合并为一个单元格，和"水平对齐"列表框的"居中"按钮结合，一般用于标题的对齐显示。在"格式"工具栏的"合并及居中"按钮直接提供了该功能。
"方向"框用来改变单元格中文本旋转的角度，角度范围为-90°~ 90°。

使用"格式 | 自动套用格式"命令
根据系统预定义好了十多种的制表格式供用户套用。这样既可节省大量的时间，并且有较好的效果。

使用"格式|条件格式"命令
功能根据设置的条件，动态地显示有关的格式，非常实用。例如，在计算机打印大量的学生成绩单时，一般无法用传统红色打印不及格的成绩，为了使得对不及格的成绩用醒目的方式表示（如加图案等），利用"条件格式"带来了极大的方便。这通过选择"格式｜条件格式"命令，在该对话框中选择条件运算符和条件值，设置格式（本例为小于60分，加灰色图案）

"条件格式"对话框提供了最多3个条件表达式，也就是可以对不同表达式设置不同的格式。如处理学生成绩时，对不及格、及格、优的不同分数段的成绩以不同的格式显示。对已设置的条件格式可以利用"删除"按钮进行格式删除；利用"添加"按钮进行条件格式的添加。

列宽、行高设置
直接利用鼠标指向列宽（或行高）的列标（或行标）的分隔线上，拖动分隔线至适当的位置。可用"格式"菜单中的"列"或"行"子菜单，进行精确设置列宽、行高。

选取单元格区域

先选定后操作，是Windows应用软件操作的基本规则。
选取单个单元格
利用鼠标单击所需的单元格、移动键盘上的方向键、利用 " 编辑|定位"命令。
选取多个连续单元格
鼠标拖曳可使多个连续单元格被选取、或者用鼠标单击要选区域的左上角单元，按住Shift键再鼠标单击右下角单元。选取多个连续单元格的特殊情况列表如下：

选取多个不连续单元格
可选择一个区域，再按住Ctrl键不放，然后选择其它区域。

取消选定的单元格
在工作表中任意单击一个单元格即可清除单元区域的选取

向单元格输入数据

直接输入数据
可直接在单元格或编辑栏输入数据。输入的数据可以是数值型、文本型和日期型。默认情况下数值型数据右对齐，文本型数据左对齐。
利用"自动填充"功能输入有规律的数据
有规律的数据是指等差、等比、系统预定义的数据填充序列以及用户自定义的新序列。自动填充是根据初始值决定以后的填充项。例如，在图a中，选中两个单元格，按住右下方的"＋"填充柄往下拖曳，系统根据默认的两个单元格的等差关系（差值为4），在拖曳到的单元格内依次填充有规律的数据，效果见图b。

自动填充有三种方式：
1）填充相同的数据
相当于复制数据，选中一个单元格，直接拖曳填充柄往水平或垂直方向拖曳。
2）填充序列数据
通过"编辑 | 填充 | 序列"命令，在"序列"对话框（见图）进行有关序列选项的选择。

3）填充系统或用户自定义序列数据
通过使用"工具｜选项｜自定义序列"命令，在其选项卡（见图）来添加新序列或修改系统已提供的序列。使用时同填充相同的数据方式进行操作。利用"数据 | 导入外部数据"命令可将其他数据库（如Access、FoxPro、Lotus1-2-3等软件产生的数据库文件）的数据导入，还可以导入文本文件等。

数据类型

输入有效数据

对输入前可利用"数据 | 有效性"命令进行输入有效数据的设置，以阻止在输入数据时非法数据的输入。例如要对输入学生成绩时进行有效性检验，首先选定要检验的单元格区域，然后通过"数据 | 有效性"命令，在其对话框（见图）的"设置"选项卡设置输入数值范围，还可以在"输入信息"、"出错警告"选项卡进行相应的设置。当在数据输入时，超出数值设置的有效范围，系统就会禁止输入。

使用公式

使用函数

函数： Excel提供的内置函数，为用户对数据进行运算和分析带来极大方便。
函数类型：财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等。
函数形式：函数名称（参数1，参数2，…）其中参数可以是常量、单元格、区域、区域名、公式或其他函数。
函数输入：一为粘贴函数法，即通过"插入｜函数"命令；另一为直接在编辑栏输入函数名及参数。例如求C1：C2单元格的平均值，利用粘贴函数法，首先通过"插入｜函数"命令选择函数名，见图，然后选择参数，见图；

利用直接输入法在编辑栏输入函数名及参数，见图

函数举例
1）统计函数：标准偏差函数（STDEV），标准偏差反映数值相对于平均值的离散程度，这在统计分析时经常使用。函数形式：
STDEV(number1,number2,...)
以公式表示之：

求若干个学生每门课程成绩的标准偏差。结果见图。

编辑单元格和工作表

编辑单元格
包括对单元格的修改、清除、删除、插入、复制、移动、粘贴与选择性粘贴等。
清除：是针对的对象是数据，包括全部、格式、内容和批注等选择，单元格本身还在；
删除：针对的对象是单元格，删除后选取的单元格连同里面的数据都从工作表中消失；
选择性粘贴：粘贴单元格中的部分特性，见图和表说明。

编辑工作表
是指对整个工作表的删除、插入、重命名、复制和移动。可指向工作表标签利用快显菜单（见图）进行相应的操作。

工作表的格式化

数据清单

数据清单，又称数据列表，是由工作表中单元格构成的矩形区域，即一张两维表，它与前面介绍的工作表中数据有所不同，特点如下：
（1）与数据库相对应，两维表中的一列为一个"字段"，一行为一条"记录"，第一行为表头，由若干个字段名组成；
（2）表中不允许有空行或空列（会影响Excel检测和选定数据列表）；每一列必须是性质相同、类型相同的数据，如字段名是"姓名"，则该列存放的必须全部是姓名；不能有完全相同的两行内容。
数据清单既可像一般工作表一样直接进行建立和编辑，见图，也可通过"数据｜记录单"命令以记录为单位进行编辑，见图。

数据排序

电子表格可以根据一列或多列的数据按升序或降序对数据清单进行排序。对英文字母按字母次序（默认大小写不区分）、汉字可按笔画或拼音排序。
简单排序
简单排序是指对单一字段按升序或降序排列，一般直接利用工具栏的" "、" "按钮来快速地实现，也可通过"数据｜排序"命令来实现。
复杂数据排序
当排序的字段值出现相同时，可使用最多对三个字段进行三级的复杂排序，这必须通过"数据｜排序"命令来实现。例如对学生成绩按"专业"为第一关键字升序排列，对同一"专业"的按"总分"降序排列，若专业、总分均相同，还可按"数学"分数排序。进行所要求排序的对话框设置见图，结果见图。

自定义排序次序
用户也可以通过"数据 | 排序 | 选项"命令，改变排序的方向（按行）；也可以对汉字按笔画排序；对英文字母区分大小写。

数据筛选

    数据筛选将数据清单中满足条件的显示不满足条件的数据暂时隐藏起来（但没有被删除）；当筛选条件被删除，隐藏的数据又恢复显示。筛选有两种方式：自动筛选和高级筛选。；高级筛选对复杂条件建立筛选，要建立条件区域。
自动筛选
    自动筛选对单个字段建立筛选，多字段之间的筛选是"逻辑与"的关系，操作简便，能满足大部分要求。执行"数据｜筛选｜自动筛选"命令，后进入筛选状态，在所需筛选的字段名下拉列表框选择所要筛选的确切值；或通过"自定义"输入筛选的条件。例对学生成绩表要筛选出总分高于250分、并且数学分高于80分的男学生。这里通过对三个字段筛选，前两个字段"总分"、"数学"因为分数在一定范围内，必须通过"自定义"来设置筛选的条件；后一个直接在"性别"字段栏选择"男"就可。如果想取消自动筛选功能，可选择"数据｜筛选｜全部显示"，则数据恢复显示，但筛选箭头并不消失。而选择"数据｜筛选｜自动筛选"命令，则所有列标题旁的筛选箭头消失，所有数据恢复显示。

高级筛选
    利用自动筛选对各字段的筛选是"逻辑与"的关系，即同时满足各个条件。例若实现"逻辑或"的关系，则必须借助于高级筛选。使用高级筛选除了有数据清单区域外；还有在数据清单以外的任何位置建立条件区域，条件区域至少两行，且首行为与数据清单相应字段精确匹配的字段。同一行上的条件关系为"逻辑与"，不同行之间为"逻辑或"。筛选的结果可以在原数据清单位置显示，也可以在数据清单以外的位置。例要找到这样的男学生，其"高数"成绩为98或者"系别"是环境、机械系。首先在数据清单以外的位置建立条件区，输入条件；然后选择"数据｜筛选｜高级筛选"命令，在其对话框进行数据区域和条件区域的选择；对话框设置与筛选结果见图。

分类汇总

分类汇总就是对数据清单按某字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算；针对同一个分类字段，可进行多种汇总。要注意的是在分类汇总前，必须对要分类的字段进行排序，否则分类无意义；其次，在分类汇总时要区分清楚：对哪个字段分类、对哪些字段汇总、汇总的方式，这在分类汇总对话框要逐一设置。 ¨ 简单汇总对数据清单的一个或字段仅统一作一种汇总方式，称为简单汇总。例求各专业学生的各门课程的平均成绩。根据分类汇总要求，实际是对"专业"分类，对各门课程进行汇总，汇总的方式是求平均值。首先对"专业"字段进行排序，然后选择"数据｜分类汇总"命令，在对话框进行相应的选择，见图，分类汇总后的结果如图所示。若要取消分类汇总，可选择"数据｜分类汇总"命令，在对话框中选"全部删除"按钮。

数据透视表

前面介绍的分类汇总适合于按一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。如果用户要求按多个字段进行分类并汇总，则用分类汇总就有困难了。Excel为此提供了一个有力的工具──数据透视表来解决问题。例如我们要统计各系男女生的人数，此时既要按"系别"分类，又要按"性别"分类，则利用数据透视表来解决。数据透视表的建立通过选择"数据 | 数据透视表和数据透视图"命令，向导分三步建立数据透视表，主要的是步骤3的"布局"对话框，见图。